Quel est le processus de stockage d'archives ?

Le stockage physique des archives constitue un enjeu majeur pour les entreprises, les administrations et tous les professionnels soumis à des obligations légales de conservation. Malgré la diminution progressive du papier, les organisations continuent de produire un volume important de dossiers, contrats, documents d’entreprise, archives papier et documents administratifs qu’il faut archiver, classer, stocker et conserver en toute sécurité.
Pour répondre à ce besoin de stockage, il est indispensable de disposer d’un espace de stockage adapté, équipé de solutions d’archivage robustes, de rayonnage d’archives, d’étagères métalliques et d’une organisation permettant de faciliter le stockage, la manutention, le transport interne et l’accès aux documents stockés.

Beaucoup d’entreprises font face à un manque de place, ce qui les conduit à rechercher des solutions de stockage externes telles que :

• un entrepôt de stockage sécurisé,

• des surfaces de stockage modulables permettant d’entreposer des archives volumineuses.

Ces systèmes de stockage physiques sont conçus pour entreposer les documents en toute sécurité, avec des mesures de protection contre l’humidité, l’incendie, l’intrusion et les risques liés aux environnements sensibles.

Un processus d’archivage physique structuré et rigoureux

Le bon déroulement du cycle de vie d’une archive papier repose sur des étapes précises :

Réception, tri et préparation

Les documents papier sont d’abord collectés, triés, classés puis conditionnés dans des boîtes d’archives, caisses, fournitures adaptées, ou sur palettes pour les volumes importants.
Lorsque le volume est conséquent, des opérations de manutention peuvent être nécessaires : chariots, transpalettes, rack de stockage, allées de circulation ou matériel de déchargement.

Conditionnement et organisation

Les archives sont ensuite stockées dans un espace d’archivage optimisé, conçu pour permettre le stockage sur différents types de mobiliers :

• rayonnages métalliques,

• rayonnage mobile,

• étagères fixes,

• modules de stockage,

• racks renforcés.

Cette organisation permet de stocker les documents de manière logique, accessible et sécurisée.

Entreposage dans un environnement sécurisé

Les archives doivent être conservées en toute sécurité dans un entrepôt répondant à des normes strictes :

• vidéosurveillance,

• contrôle des accès,

• locaux ignifugés ou zones coupe-feu,

• maîtrise des conditions d’environnement (température, hygrométrie).

Ce type de stockage sécurisé assure la pérennité des documents et protège la valeur probante des archives papier.

Pourquoi externaliser le stockage de vos archives physiques ?

Confier ses archives papier à un spécialiste du stockage offre de nombreux avantages :

• un espace disponible illimité,

• une capacité de stockage modulable,

• des surfaces adaptées aux documents volumineux, encombrants ou difficiles à stocker,

• un service entièrement sécurisé,

• une flexibilité selon vos besoins,

• une gestion facilitée par des experts archivistes.

L’externalisation permet également de libérer votre espace interne, d’éviter les risques liés au stockage dans des locaux inadaptés et de disposer d’un réel centre de stockage pensé pour la conservation des archives.

Une conservation durable et conforme aux obligations légales

Les archives doivent être :

• protégées,

• stockées dans un environnement sain,

• conservées dans des espaces sûrs,

• tenues disponibles pour consultation ou restitution,

• préservées pendant toute la durée d’archivage imposée.

Nos entrepôts permettent le stockage sécurisé des documents d’entreprise et garantissent une conservation conforme aux exigences des archives départementales, des services d’archives, du code du patrimoine et des bonnes pratiques archivistiques.